As falhas na comunicação interna de uma empresa podem ser comuns, especialmente com a adoção do trabalho remoto. Por isso, para evitar prejuízos e garantir que a empresa esteja alinhada, é importante saber como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.
A comunicação interna é essencial para que todos desempenhem as atividades corretamente, de maneira produtiva, em prol de um mesmo objetivo. Para que o trabalho em equipe funcione, é preciso que a comunicação flua e seja direta clara e objetiva.
Ela é responsável por ajudar a resolver insatisfações e atritos, informar, educar e também criar um canal eficiente para a troca entre líderes e colaboradores.
Continue a leitura e saiba a importância da comunicação interna para a empresa e como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho entre funcionários e liderança!
Qual é a importância da comunicação interna para a empresa?
A comunicação interna abrange todo o fluxo e a troca de informações entre colaboradores e lideranças da empresa. Ela é responsável pela circulação de informações relevantes e pelo alinhamento de expectativas dos funcionários. Isso ajuda a garantir que o trabalho seja feito de forma harmoniosa e eficiente.
Ou seja, ela estimula um clima organizacional mais leve e colaborativo, aumentando o engajamento e a produtividade das equipes. Quanto melhor o alinhamento e a divulgação de comunicados importantes, mais eficiente o colaborador será em seu trabalho.
Uma comunicação interna ineficiente pode gerar estresse, intrigas, brigas, dificuldades de relacionamento, erros e falhas nos processos operacionais, atrasos em entregas e até mesmo levar uma pessoa a se demitir ou ser dispensada.
Quando a empresa está se comunicando com os funcionários, esse processo é chamado de endomarketing ou marketing interno. Entre os canais e as ferramentas que uma empresa pode utilizar para isso estão:
- newsletter (e-mail);
- site;
- intranet;
- mural;
- mídias sociais corporativas;
- chats;
- reuniões;
- treinamentos.
Agora que você já entendeu a importância do fluxo de informações dentro da empresa, saiba como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho.
7 dicas de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho
Aprender como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho deve ser o foco da área de recursos humanos em conjunto com todos os setores da empresa. Para que o processo funcione adequadamente é preciso usar as ferramentas certas, fazer reuniões eficientes, integrar as áreas da empresa, entre outras.
Isso porque um negócio desalinhado corre o risco de aumentar o retrabalho e perder a lucratividade por não ter as equipes e os colaboradores em sintonia.
Confira abaixo dicas para uma boa comunicação no trabalho!
1. Realize reuniões eficientes
As reuniões devem ser um espaço de troca de informações, diálogo e ideias que ocorram de maneira organizada e assertiva.
Durante as reuniões, é importante haver um espaço organizado para a fala das pessoas e incentivar que elas se escutem ativamente. É essencial que todos saibam e sejam estimulados a escutar e compreender o que foi dito durante o encontro.
Outra dica é delimitar um período de duração para uma reunião, com horário para início e fim. Assim a sua organização evita encontros que já perderam o propósito e se arrastam por horas.
É crucial também ter reuniões mais informais com os funcionários, com o intuito de entender quais estão sendo as suas dificuldades e como a empresa pode auxiliá-los na sua rotina de trabalho e desenvolvimento profissional.
2. Integre as diferentes áreas da empresa
Um dos principais objetivos de entender como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é colocar em prática a integração entre as diferentes áreas do negócio.
Para isso, é fundamental incentivar o diálogo entre os colegas de um mesmo setor e também de áreas distintas para que todos conheçam as atividades essenciais realizadas.
Assim, cada pessoa conhece as particularidades dos diferentes setores e compreende os problemas existentes, favorecendo o crescimento de uma cultura mais colaborativa.
Uma maneira de colocar isso em prática é incentivando a transparência dos setores e a divulgação de informações relevantes por meio de ferramentas de comunicação interna.
Além disso, a empresa pode incentivar o diálogo entre os funcionários por meio de reuniões mais informais, dinâmicas de grupos e eventos corporativos, como happy hour.
3. Ouça os funcionários
Saber ouvir os funcionários e valorizar a opinião deles é fundamental para o crescimento do negócio, melhorar a comunicação e aumentar a satisfação do cliente interno.
Assim, a sua empresa demonstra que está disposta a realizar melhorias e atenta às demandas dos colaboradores.
Por meio da escuta ativa, a sua companhia constrói, de fato, um diálogo com os funcionários, e não apenas impõe uma comunicação. Isso é importante porque demonstra empatia por parte das lideranças.
Ao verificar esse gargalo no trabalho da equipe de suporte e o impacto negativo no cliente da empresa, é necessário implementar sistemas modernos e completos, que integrem dados de outras ferramentas. Percebeu a importância de ouvir os funcionários para elevar o faturamento corporativo?
4. Estabeleça uma cultura de feedbacks
Assim como a sua empresa precisa saber escutar os funcionários, também é importante estabelecer uma cultura de feedbacks.
Isso ajuda a:
- melhorar os pontos fracos dos processos da empresa;
- saber quais são os principais gargalos nas operações;
- entender quais são os pontos fortes do negócio;
- compreender como anda o desempenho da empresa;
- definir temas para treinamentos de equipes;
- promover o crescimento profissional dos colaboradores.
Lembre-se de que os feedbacks dados e recebidos pelos funcionários devem ser sempre construtivos. É importante tornar essa ferramenta de comunicação interna parte da cultura organizacional.
Se você quer entender melhor sobre o assunto, leia também: Feedback negativo e positivo: entenda a importância para sua equipe de atendimento.
5. Use ferramentas adequadas
A tecnologia é uma excelente aliada da comunicação interna. Por meio do uso de softwares e ferramentas digitais que integram as diferentes equipes, os funcionários são capazes de:
- trocar mensagens em tempo real por meio do chat interno para empresas;
- fazer reuniões por videochamadas;
- compartilhar arquivos relevantes para o trabalho;
- acessar informações atualizadas sobre a rotina de trabalho.
Assim, nenhuma informação relevante é perdida e todos sabem como está o andamento dos trabalhos e projetos. Com tudo registrado e alinhado, a produtividade aumenta e o engajamento do colaborador também.
Entre as ferramentas de produtividade que podem ser utilizadas estão as de comunicação interna, gestão de vendas e marketing.
6. Escolha os canais mais utilizados
O que adianta enviar comunicados e informações importantes por canais que não são acessados pela maior parte dos colaboradores? Por isso, é vital para o sucesso da comunicação interna realizar uma pesquisa entre os funcionários para entender suas preferências.
Além disso, pode-se acessar sistemas que fornecem métricas sobre interações e acessos em cada canal e determinar os mais eficientes para divulgar cada assunto.
O e-mail, por exemplo, pode até parecer 100% eficiente. Mas já pensou que muitos colaboradores recebem dezenas de e-mails diariamente e fica difícil acompanhar as novidades? Pode-se pensar em integrar os canais de comunicação interna para impactar a todas as equipes e garantir o entendimento do comunicado.
7. Busque o equilíbrio na comunicação
Uma outra dica para uma boa comunicação no trabalho é evitar falar demais e de menos. Ou seja, é preciso ter bom senso e elencar as prioridades que precisam ser divulgadas.
Afinal, alguns recados podem ser dados pessoalmente, certo? Até mesmo naquela reunião rápida só para passar as informações relevantes da empresa.
O importante é manter a credibilidade dos comunicados divulgados, mostrando que, quando houver alguma informação vinda do RH ou dos líderes é essencial compreendê-la para potencializar o trabalho individual e coletivo.
Quais são os principais benefícios de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho?
As vantagens de entender como melhorar a comunicação no ambiente do trabalho envolvem diretamente o crescimento da empresa e a melhoria de processos e operações. Entre elas estão:
- estimular um relacionamento mais positivo entre os profissionais;
- ter uma participação efetiva dos funcionários;
- aumentar a troca de experiências entre os setores;
- disseminar os conhecimentos entre as áreas;
- aumentar a produtividade;
- reter talentos e diminuir as taxas de turnover;
- melhorar a saúde mental dos colaboradores.
Tudo isso traz ótimos resultados a longo prazo. Lembre-se de que a comunicação interna é essencial para o engajamento e alinhamento das equipes.
Uma ótima dica de como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho é implementar o uso do sistema de CRM de atendimento ao cliente. Nele, é possível que diversas equipes acessem a ferramenta e acompanhem de perto os processos e as operações realizadas e seus respectivos resultados.
Autor: Zendesk
Fonte: https://www.zendesk.com.br/blog/como-melhorar-a-comunicacao-no-ambiente-de-trabalho/
Publicado por: Tiago Merlone